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Il ruolo dei Professional Congress Organizer nel turismo

Il ruolo dei Professional Congress Organizer nel turismo

Blog

26/11/2018



Scopriamo come i Professional Congress Organizer lavorano per la buona riuscita di un evento o congresso.

Micol Biavati, docente ACT e Event Manager presso l'hotel Four Points di Milano, ci introduce al mondo dei P.C.O., i Professional Congress (o Conference) Organizer: persone (ma molto più spesso aziende specializzate) alle quali viene affidata l'intera progettazione e realizzazione dell'evento/congresso, dalla A alla Z.

 

Il ruolo del P.C.O. è quello di gestire ogni richiesta del cliente e di soddisfarla, rispettando un certo budget, attraverso un continuo lavoro di supervisione e contatto con i fornitori di beni e servizi necessari all'evento.

È così che il cliente si trova ad avere un unico interlocutore a cui rivolgersi che saprà gestire risorse, tempi e strumenti per la realizzazione dell'evento: un evento “chiavi in mano”. Scopriamo le loro attività quotidiane!

I P.C.O., su commissione, intraprendono e concludono le trattative per:

  • contratti di affitto per gli spazi evento;
  • contratti di fornitura di beni e/o servizi;
  • contratti di sponsorizzazione;
  • contratti di trasporto;
  • contratti con le strutture alberghiere.

 

Si occupano anche della gestione dell'evento in termini di promozione, attraverso:

  • strategia di comunicazione tramite social media;
  • marketing e pubbliche relazioni;
  • web design.

 

Trovano la soluzione affinché l'evento sia anche un buon investimento, si occupano quindi di:

  • consulenza finanziaria;
  • guida alla contabilità dell'evento e aspetti fiscali;
  • pianificazione del budget per coinvolgere ogni ramo aziendale e senza sprechi.

 

Offrono servizi organizzativi molto utili per chi non dispone già di una propria area aziendale che se ne possa occupare:

  • segreteria e back office dell'evento;
  • gestione delle registrazioni e degli accrediti (tutto ciò che riguarda la vendita dei biglietti), sia elettronica che manuale;
  • staff e personale di sala;
  • ufficio stampa.

 

Sempre su richiesta, possono offrire servizi tecnici:

  • reclutamento di interpreti e speaker;
  • predisposizione di videoconferenze;
  • staff tecnico audio-video;
  • catering;
  • allestimento e stage design (decorazione palcoscenico);
  • gadget e accessori congressuali legati al brand.

 

I P.C.O., quindi, sono la figura chiave nella gestione dei rapporti tra le varie aree aziendali nel settore del turismo congressuale e rappresentano, oggi, il collegamento più efficiente tra chi organizza un evento e chi dispone dei servizi (e delle strutture) necessari alla sua realizzazione.

 

Questi eventi diventano un nuovo elemento per lo sviluppo del settore turistico che, come sappiamo, ruota intorno alle realtà commerciali legate alle strutture alberghiere e ai trasporti. Si parla dunque di un vero e proprio business congressuale!